Tietosuoja ja vierastiedot

Kuka vastaa mistäkin

Kun järjestät tapahtuman, sinä päätät mitä kysyt ja miksi — tietosuojakielellä olet rekisterinpitäjä. Invitatum on käsittelijä: säilytämme ja käsittelemme tietoja sinun puolestasi emmekä tee niillä mitään muuta. Tämä ohje kertoo työkaluista; päätökset ovat sinun.

Suostumus ilmoittautumisen yhteydessä

Jokaisella ilmoittautumislomakkeella on pakollinen valintaruutu, jolla hyväksytään tietosuojaselosteesi, linkitettynä suoraan lomakkeelta. Suostumushetki tallennetaan vieraan rivin kanssa, joten jos joku joskus kysyy, vastaus on päivämäärä eikä olankohautus.

Tietosuojaselosteesi

Profiilissa, kohdassa Tietosuojaseloste (näytetään vieraille), voit kirjoittaa selosteen jonka vieraat lukevat. Jätä se tyhjäksi, niin Invitatum käyttää järkevää kaksikielistä oletusta, joka kattaa mitä kerätään, miksi, kuka käsittelee ja kuinka kauan tietoja säilytetään.

Muokkaa sitä, jos keräät jotain epätavallista tai jos olet organisaatio jolla on oma selosteensa. Vain omistaja voi muuttaa sitä.

Säilytysaika: tiedot jotka eivät elä tapahtumaa pidempään

Tietojen säilytys (päivää tapahtuman päättymisestä) on samassa paikassa. Oletus on 365 päivää; sallittu väli on 30–1095.

Niin monta päivää kunkin tapahtuman päättymisen jälkeen vierastiedot anonymisoidaan automaattisesti: nimet, sähköpostiosoitteet ja vastaukset katoavat, anonyymi lukumäärärivi jää jäljelle jotta menneet tilastosi pysyvät tosina, ja mahdollinen pitopalvelun jakolinkki suljetaan pakolla. Se tapahtuu ilman että teet mitään, mikä on ainoa tietohygienian muoto joka oikeasti kestää kosketuksen todelliseen elämään.

Kaiken poistaminen heti

Tapahtuman Tarkista-vaiheessa on poista vierastiedot -toiminto siltä varalta, että juhlat ovat ohi etkä mieluummin pitäisi listaa enää hallussasi. Se pyytää kunnollisen vahvistuksen, koska sitä ei voi peruuttaa. Se pysyy käytettävissä silloinkin kun tilauksesi on katkennut — tietojen poistaminen ei saa koskaan vaatia maksua.

Mitä vieraat voivat tehdä itse

Vahvistusviestin henkilökohtaisesta linkistä jokainen vieras voi:

• Ladata omat tietonsa — tiedoston, jossa on hänen rivinsä, vastauksensa ja ne viestit jotka hänestä on tallessa.
• Poistaa tietonsa pysyvästi — peruttuaan hänen nimensä ja sähköpostinsa anonymisoidaan ja vastaukset poistetaan, jäljelle jää anonyymi lukumäärärivi.

Molemmat toimivat kaikilla tilauksilla, aina, myös katkenneella. Nämä ovat vieraan omia oikeuksia hänen oman linkkinsä kautta, eivätkä ne koskaan riipu siitä maksatko sinä meille.

Ruokavastaukset ansaitsevat erityishuomion

Erityisruokavalio voi paljastaa terveydentilan tai uskonnon, joita EU-lainsäädäntö pitää erityisenä henkilötietoryhmänä. Invitatum tulostaa ruokavaliokysymyksen alle kiinteän käyttötarkoitusmerkinnän, sisällyttää vastaukset automaattiseen poistoon ja rakentaa pitopalvelun listan jakamaan vähimmän — poikkeukset, halutessasi sukunimet lyhennettyinä alkukirjaimeen, eikä koskaan yhteystietoja.

Kuka muu koskee tietoihin

Invitatum toimii nimettyjen käsittelijöiden varassa, kukin tietojenkäsittelysopimuksen alaisena: konesali, tietokanta, kutsusi toimittava sähköpostipalvelu ja Paddle maksuja varten. Ne on lueteltu oletustietosuojaselosteessa, joten vieraasi voivat lukea täsmälleen keitä on mukana.